Un client qui oublie son rendez-vous, c'est un créneau vide que personne d'autre n'a pu prendre. Le rappel par SMS règle une bonne partie du problème : il arrive sur le téléphone, il se lit en quelques secondes, et il laisse au client le temps de prévenir s'il ne peut pas venir.
Ce guide donne le bon moment pour envoyer un rappel de RDV selon votre métier, 8 modèles de SMS prêts à copier, ce qu'il ne faut jamais écrire, et comment envoyer les rappels sans y penser.
Quand envoyer un SMS de rappel de rendez-vous
La veille est le meilleur point de départ pour la plupart des métiers : le client a encore le temps de s'organiser, ou de vous prévenir pour que vous proposiez le créneau à quelqu'un d'autre. Un second rappel quelques heures avant aide pour les rendez-vous pris de longue date ou très tôt le matin.
| Métier | Premier rappel | Second rappel (facultatif) |
|---|---|---|
| Coiffure, barbier | la veille, en fin de journée | 2 h avant |
| Institut, bien-être | la veille | 2 h avant |
| Cabinet de santé, kiné | la veille | 48 h avant pour un premier rendez-vous ou une séance longue |
| Garage | la veille | le matin même, pour le dépôt du véhicule |
| Restaurant (réservation) | le jour même, en fin de matinée | aucun |
| Auto-école | la veille | aucun |
| Artisan à domicile | la veille, avec le créneau horaire | le matin, quand le technicien part |
| Location (matériel, véhicule) | 48 h avant, pour préparer les papiers | la veille |
Ce tableau donne des points de départ, pas des règles : regardez ensuite quels rappels font baisser les absences chez vous. Évitez d'envoyer un rappel tard le soir ou tôt le matin, sauf pour un rendez-vous le jour même.
Que doit contenir un SMS de rappel
Cinq éléments, dans cet ordre :
- Le nom de votre commerce, en tête, pour qu'on sache tout de suite qui écrit.
- Le jour et l'heure, écrits en clair (« demain mardi à 10h » plutôt qu'une date seule).
- Le lieu, s'il peut y avoir un doute (agence, adresse, entrée).
- Ce qu'il faut apporter, en une phrase, si besoin.
- Comment annuler ou décaler : un numéro à appeler, ou une réponse par SMS si votre outil les reçoit.
Restez sous 160 caractères : au-delà, le SMS compte pour deux et coûte deux fois plus.
8 modèles de SMS de rappel de rendez-vous à copier
Remplacez le nom du commerce, le jour, l'heure et le numéro. Le nombre de caractères compte la mention STOP.
Coiffure
SALON KAYA : rappel de votre rendez-vous demain mardi à 10h avec Julie. Un imprévu ? Appelez le XX XX XX XX XX pour le décaler. STOP au 36111
141 caractères
Institut de beauté
INSTITUT LILA : Sophie, votre soin est prévu jeudi 12 juin à 15h. Merci d'arriver 5 min avant. Pour annuler : XX XX XX XX XX. STOP au 36111
139 caractères
Cabinet de santé, kiné
CABINET DES LILAS : rappel de votre rendez-vous vendredi 13 juin à 9h30 avec M. Martin. Pensez à votre carte Vitale. Annulation : XX XX XX XX XX STOP au 36111
158 caractères
Garage
GARAGE DU PORT : votre véhicule AB-123-CD est attendu demain à 8h pour la révision. Merci de déposer les clés à l'accueil. Info : XX XX XX XX XX STOP au 36111
158 caractères
Restaurant
LE COMPTOIR : votre table pour 4 est réservée ce soir à 20h. Un changement ? Appelez le XX XX XX XX XX, nous gardons la table 15 min. STOP au 36111
147 caractères
Auto-école
AUTO-ÉCOLE DU CENTRE : cours de conduite demain à 17h, départ devant l'agence. Pensez à vos lunettes si besoin. Report : XX XX XX XX XX STOP au 36111
149 caractères
Artisan à domicile
PLOMBERIE DURAND : intervention demain entre 8h et 10h au 12 rue des Fleurs. Merci de laisser l'accès au compteur. Contact : XX XX XX XX XX STOP au 36111
153 caractères
Location
LOC'MATOS : votre location commence samedi à 8h30 à l'agence. Pensez à votre pièce d'identité et au permis. Questions : XX XX XX XX XX STOP au 36111
148 caractères
Variante « 2 heures avant », pour un salon :
Rappel le jour même
SALON KAYA : Sophie, votre rendez-vous est dans 2h, à 15h. A tout de suite ! Un retard ? Appelez le XX XX XX XX XX STOP au 36111
128 caractères
Pourquoi ces modèles évitent certains mots : des lettres comme ê, â, ô ou ç, et tous les emojis, font passer la limite du SMS de 160 à 70 caractères. « Un empêchement ? » coûte ainsi le double de « Un imprévu ? ». Les accents é, è, à et ù, eux, ne changent rien.
Pour les salons, notre guide SMS pour salon de coiffure ajoute des modèles pour les créneaux libres et les anniversaires.
Faire confirmer ou annuler
Le rappel sert surtout à libérer les créneaux à temps. Le plus simple, et qui marche avec tous les outils : donner un numéro à appeler pour annuler ou décaler, comme dans les modèles ci-dessus.
Demander « Répondez OUI pour confirmer » n'a de sens que si les réponses arrivent quelque part où vous les lisez. Vérifiez-le avec votre outil avant de l'écrire : un client qui répond sans être lu ne viendra pas plus, et sera déçu.
Confirmation (si votre outil reçoit les réponses)
SALON KAYA : rendez-vous demain à 10h avec Julie. Répondez OUI pour confirmer ou appelez le XX XX XX XX XX pour le décaler. STOP au 36111
137 caractères
Quand un client annule, vous pouvez proposer le créneau libéré à vos habitués par un SMS ciblé.
Ce qu'il ne faut pas écrire dans un rappel
- Le motif du rendez-vous quand il touche à la santé ou à la vie privée : « votre séance de kiné », oui ; « votre suivi pour votre dos », non. Le SMS peut être lu par quelqu'un d'autre sur un téléphone posé sur la table.
- Des informations sensibles : montant d'une dette, résultat d'examen, situation familiale.
- Une publicité glissée dans le rappel. Un rappel pratique n'a pas besoin de l'accord marketing du client ; une offre ajoutée le transforme en SMS publicitaire, qui demande cet accord. Les règles du SMS marketing sont résumées dans notre guide.
- Un lien raccourci inconnu sans nom de commerce : il ressemble aux SMS frauduleux.
Envoyer les rappels automatiquement
Envoyer chaque rappel à la main, c'est le risque d'en oublier un les jours chargés. Le rappel doit partir tout seul, à partir de la date du rendez-vous que vous notez déjà quelque part.
- Vos rendez-vous sont dans Trello : avec le Power-Up SMS pour Trello, le SMS part la veille à partir de la date d'échéance de la carte, ou quand la carte change de liste (par exemple « Confirmé »).
- Vos rendez-vous sont dans Google Sheets : le module SMS Google Sheets, bientôt disponible, enverra un rappel avant la date inscrite sur la ligne, et une confirmation quand la colonne Statut change.
- Un rendez-vous collectif (atelier, réunion, journée portes ouvertes) : une campagne programmée la veille, vers les inscrits, suffit.
Dans tous les cas, prévoyez qu'un rendez-vous annulé ne déclenche plus de rappel : retirez la carte ou changez le statut de la ligne.
À La Réunion et à Mayotte
Les mêmes modèles marchent à La Réunion, avec deux précautions :
- L'heure : La Réunion est à UTC+4, sans changement d'heure, soit 2 ou 3 heures de plus qu'en métropole selon la saison ; Mayotte a une heure de moins que La Réunion. Si votre outil est réglé à l'heure de Paris, vérifiez que le rappel « la veille à 18h » ne part pas à 21h ou à 20h sur l'île.
- Les numéros : les mobiles réunionnais commencent par 0692 ou 0693, ceux de Mayotte par 0639. À l'import dans Oblipali, ils sont convertis au format +262 tout seuls.
Exemple pour un salon de l'île :
Rappel à La Réunion
TI SALON 974 : rappel de votre rendez-vous demain à 9h, heure de La Réunion, avec Marie. Un imprévu ? Appelez le 0262 XX XX XX STOP au 36111
140 caractères
Questions fréquentes
Quand envoyer un SMS de rappel de rendez-vous ?
La veille, pour la plupart des métiers : le client a encore le temps de prévenir s'il ne peut pas venir. Ajoutez un second rappel 2 heures avant pour un rendez-vous pris de longue date, et 48 heures avant pour une location ou un premier rendez-vous long.
Que doit contenir un SMS de rappel de rendez-vous ?
Le nom de votre commerce, le jour et l'heure, le lieu si besoin, et un moyen simple d'annuler ou de décaler. Le tout en moins de 160 caractères, sans le motif du rendez-vous s'il touche à la santé ou à la vie privée.
Faut-il l'accord du client pour lui envoyer un rappel par SMS ?
Non, pas d'accord marketing pour un rappel pratique lié à un rendez-vous qu'il a pris : il vous a donné son numéro pour cela. En revanche, si le rappel contient une offre, il devient un SMS publicitaire et demande son accord.
Comment automatiser les rappels de rendez-vous par SMS ?
Utilisez un outil qui lit la date du rendez-vous et envoie le SMS tout seul. Avec Oblipali, le Power-Up Trello envoie le rappel la veille à partir de la date d'échéance de la carte, et un module Google Sheets arrive bientôt.
Combien coûte un rappel de rendez-vous par SMS ?
Un rappel de moins de 160 caractères vers la France consomme 2 crédits, soit de 0,08 € TTC avec le pack de 50 000 crédits à 0,24 € TTC avec le pack de 50 crédits. Vers La Réunion ou Mayotte, il consomme 2,10 crédits, et les crédits n'expirent jamais.
